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MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS HABEAS DATA
Las políticas aquí establecidas para el tratamiento de información han sido elaboradas teniendo en cuenta el marco legal aplicable en el Art. 15 y 20 de la Constitución política de Colombia, Ley 1266 de 2008 Ley 1581 de 2012 Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010, Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013 Sentencias C – 1011 de 2008, y C - 748 del 2011, de la Corte Constitucional.
OBJETIVO Y ÁMBITO DE APLICACIÓN: El presente manual, tiene como propósito, establecer las políticas y procedimientos de recolección, manejo, tratamiento, atención de consultas y reclamos relacionados con los datos personales y sensibles, de los empleados, clientes y proveedores de FiveStars identificada con NIT: XXXXX. En adelante “FiveStars”, titulares de dicha información, recogida por ésta dentro del giro ordinario de sus negocios y en desarrollo de su objeto social. FiveStars, igualmente actuará como el responsable del tratamiento de la información de acuerdo con la legislación aplicable, en todos aquellos casos en que se encuentre autorizado por los titulares de datos que no tengan la calidad de empleados, clientes actuales y/o proveedores. Los datos principales de contacto de FiveStars, son:
Domicilio principal: XXX
Correo Electrónico: XXX
Todos los empleados de FiveStars están cubiertos bajo esta política. FiveStars adelantará las campañas pedagógicas y de capacitación que requieran para que las áreas con mayor nivel de interacción con la administración de datos personales conozcan la nueva ley y las disposiciones adoptadas por nosotros para asegurar su cumplimiento. Asimismo, a nuestros aliados comerciales, proveedores y contratistas que en desarrollo de su labor tengan acceso a datos personales de titulares, bien sea porque los hayan suministrado a las compañías o los hayan recibido de ellas, se les exige el cumplimiento de la ley y de esta política.
FECHA QUE INICIA APLICACIÓN: 01 de agosto de 2019.
DEFINICIONES
Por disposición legal y para lograr la protección de la información personal que FiveStars tenga o llegue a tener, las siguientes palabras tendrán los significados que se indican. Las definiciones son tomadas de la normatividad vigente en Colombia que regula la protección de datos personales:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato Público: Es la clase de dato que no es privado, semiprivado o sensible. Por ejemplo, el estado civil de las personas y los relativos a su profesión u oficio.
Dato Semiprivado: Es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada ni que es público, cuya divulgación interesa, además de al Titular, a cierto sector específico, grupo de personas o a la sociedad en general, por ejemplo, datos financieros.
Dato Privado: Es el dato relevante únicamente para el Titular, por ser íntimo y reservado.
Datos Sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede ser utilizado a causar discriminación por revelar su origen racial, o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenecía a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garantice los derechos de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, vida sexual o datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. Consulta: Es la revisión que hace el Titular de los datos personales que se encuentren en las bases de datos de FiveStars y que se logra a través de una petición del Titular, según los procedimientos establecidos en este Manual.
Transferencia: Sucede cuando el Responsable o Encargado del tratamiento de la información, ubicado en Colombia, envía datos personales a otro Responsable que se encuentre dentro o fuera del país.
Transmisión: Es el tratamiento de los datos personales que implica su comunicación dentro o fuera del territorio colombiano, cuando el objeto sea realizar un Tratamiento por parte del Encargado, pero por cuenta del Responsable.
Aviso de Privacidad: Es la comunicación verbal o escrita que general el Responsable de los datos, dirigida al Titular de los mismos, mediante la cual se informa de la existencia del Manual de Políticas y Manejo de la Información Personal, el cual le será aplicable, así como la forma de acceder a ellos y las finalidades de su tratamiento.
PRINCIPIOS
Para efectos de garantizar la protección de datos personales, FiveStars aplicará de manera armónica e integral los siguientes principios tomados de la normatividad vigente en Colombia que regula la protección de datos personales, a la luz de los cuales se deberá realizar el tratamiento, transferencia y transmisión de datos personales:
Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento de datos es una actividad reglada, la cual deberá estar sujeta a las disposiciones legales vigentes y aplicables rigen el tema.
Principio de finalidad: la actividad del tratamiento de datos personales que realice FiveStars o a la cual tuviere acceso, obedecerán a una finalidad legítima en consonancia con la Constitución Política de Colombia, la cual deberá ser informada al respectivo titular de los datos personales.
Principio de libertad: el tratamiento de los datos personales sólo puede realizarse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.
Principio de veracidad o calidad: la información sujeta a Tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
Principio de transparencia: En el tratamiento de datos personales, FiveStars garantizará al Titular su derecho de obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.
Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de éstos, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En consecuencia, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley.
Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley. Para estos propósitos la obligación de FiveStars, será de medio.
Principio de seguridad: la información sujeta a tratamiento por FiveStars, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que, en FiveStars, administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases de Datos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, por lo que se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, toda la información que llegaren a conocer en la ejecución y ejercicio de sus funciones; salvo cuando se trate de actividades autorizadas expresamente por la ley de protección de datos. Esta obligación persiste y se mantendrá inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO
El tratamiento de los datos personales de aspirantes, empleados, ex empleados, jubilados, proveedores, contratistas, o de cualquier persona con la cual FiveStars tuviere establecida o estableciera una relación, permanente u ocasional, lo realizará en el marco legal que regula la materia y en virtud de su condición de la empresa, y serán todos los necesarios para el cumplimiento de la misión de la empresa. En todo caso, los datos personales podrán ser recolectados y tratados para:
· 1. Realizar el envío de información relacionada con programas, encuestas, proyectos, actividades, noticias, contenidos por área de interés, productos y demás bienes o servicios ofrecidos por FiveStars.
· 2. Realizar el envío de información relacionada con programas, encuestas, proyectos, actividades, noticias, contenidos por área de interés, productos y demás bienes o servicios ofrecidos por FiveStars.
· 3. Cumplir con la normatividad vigente en Colombia para las empresas.
· 4. Cumplir las normas aplicables a proveedores y contratistas, incluyendo, pero sin limitarse a las tributarias y comerciales.
· 5. Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social, entre otras, aplicables a ex empleados, empleados actuales y candidatos a futuro empleo.
· 6. Realizar encuestas relacionadas con los servicios o bienes de FiveStars.
· 7. Desarrollar proyectos conforme a sus estatutos.
· 8. Informar sobre oportunidades de empleos, ferias.
· 9. Fomentar la investigación en todos los campos.
· 10. Cumplir todos sus compromisos contractuales. Para el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes se procederá de acuerdo con lo contemplado en la presente política en el aparte relacionado con los derechos de éstos. Datos sensibles Para el caso de datos personales sensibles, FiveStars podrá hacer uso y tratamiento de ellos cuando:
· 10.1 El titular haya dado su autorización explícita, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
· 10.2. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
· 10.3 El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
· 10.4 El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
· 10.5 El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares. Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento de datos sensibles se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.
DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN
De acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, los siguientes son los derechos de los titulares de los datos personales:
· 1. Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a FiveStars en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
· 2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a FiveStars para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización.
· 3. Ser informado por FiveStars, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
· 4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que hiciere sus veces, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento ante FiveStars.
· 5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
· 6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política que motiven nuevas consultas.
· Estos derechos podrán ser ejercidos por:
· 1. El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición FiveStars.
· 2. Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
· 3. El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
· 4. Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.
DERECHOS DE LOS NIÑOS Y ADOLESCENTES
En el tratamiento de datos personales se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores. Queda proscrito el tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública, y en este caso el tratamiento deberá cumplir con los siguientes parámetros:
· 1. Responder y respetar el interés superior de los menores.
· 2. Asegurar el respeto de los derechos fundamentales de los menores.
Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.
DEBERES DE FIVESTARS COMO RESPONSABLE Y ENCARGADA DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES
FiveStars reconoce la titularidad que de los datos personales ostentan las personas y en consecuencia ellas de manera exclusiva pueden decidir sobre los mismos. Por lo tanto, FiveStars utilizará los datos personales para el cumplimiento de las finalidades autorizadas expresamente por el titular o por las normas vigentes. En el tratamiento y protección de datos personales, FiveStars tendrá los siguientes deberes, sin perjuicio de otros previstos en las disposiciones que regulen o lleguen a regular esta materia:
· 1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
· 2. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular para el tratamiento de datos personales.
· 3. Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
· 4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
· 5. Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
· 6. Actualizar oportunamente la información, atendiendo de esta forma todas las novedades respecto de los datos del titular. Adicionalmente, se deberán implementar todas las medidas necesarias para que la información se mantenga actualizada.
· 7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente.
· 8. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
· 9. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados por la ley.
· 10. Identificar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular.
· 11. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
· 12. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
· 13. Cumplir los requerimientos e instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema en particular.
· 14. Usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.
· 15. Velar por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, en aquellos casos en que se entra autorizado el tratamiento de sus datos.
· 16. Registrar en la base de datos las leyendas "reclamo en trámite" en la forma en que se regula en la ley.
· 17. Insertar en la base de datos la leyenda "información en discusión judicial" una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
· 18. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio
· 19. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
· 20. Usar los datos personales del titular sólo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.
AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR
FiveStars requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los datos personales para el tratamiento de los mismos, exceptos en los casos expresamente autorizados en la ley, a saber:
· 1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
· 2. Datos de naturaleza pública.
· 3. Casos de urgencia médica o sanitaria
· 4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
· 5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas Manifestación de la autorización a FiveStars para el tratamiento de los datos personales será otorgada por:
o 5.1 El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición FiveStars.
o 5.2 Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
o 5.3 Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
o 5.4 Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.
MEDIOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN: FiveStars obtendrá la autorización mediante diferentes medios, entre ellos el documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, o en cualquier otro formato que en todo caso permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas a través de las cuales se concluya que de no haberse surtido la misma por parte del titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos.
La autorización será solicitada por FiveStars de manera previa al tratamiento de los datos personales.
PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN: FiveStars conservará la prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, para lo cual utilizará los mecanismos disponibles a su alcance en la actualidad al igual que adoptará las acciones necesarias para mantener el registro de la forma y fecha y en la que obtuvo ésta. En consecuencia, FiveStars podrá establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.
REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN: Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada a FiveStars para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de los mismos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. FiveStars establecerá mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su autorización o solicitar la supresión sus datos personales, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó. Para lo anterior, deberá tenerse en cuenta que la revocatoria del consentimiento puede expresarse, por una parte, de manera total en relación con las finalidades autorizadas, y por lo tanto FiveStars deberá cesar cualquier actividad De tratamiento de los datos; y por la otra de manera parcial en relación con ciertos tipos de tratamiento, en cuyo caso serán estos sobre los que cesarán las actividades de tratamiento, como para fines publicitarios, entre otros. En este último caso, FiveStars podrá continuar tratando los datos personales para aquellos fines en relación con los cuales el titular no hubiera revocado su consentimiento.
AVISO DE PRIVACIDAD
El Aviso de Privacidad es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, puesto a disposición del titular para informarle acerca del tratamiento de sus datos personales. A través de este documento se comunica al titular la información relacionada con la existencia de las políticas de tratamiento de información de FiveStars y que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales. El aviso de privacidad deberá contener, como mínimo, la siguiente información:
· 1. La identidad, domicilio y datos de contacto del responsable del tratamiento.
· 2. El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
· 3. Los derechos del titular.
· 4. Los mecanismos generales dispuestos por el responsable para que el titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella. En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.
· 5. El carácter facultativo de la respuesta relativa a preguntas sobre datos sensibles.
GARANTÍAS DEL DERECHO DE ACCESO
Para garantizar el derecho de acceso del titular de los datos, FiveStars pondrá a disposición de éste, previa acreditación de su identidad, legitimidad, o personalidad de su representante, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales a través de todo tipo de medio, incluyendo los medios electrónicos que permitan el acceso directo del titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite alguno y le deben permitir al titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos en línea.
PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS, PETICIONES DE RECTIFICACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y SUPRESIÓN DE DATOS
1. Consultas: Los titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del titular que repose en FiveStars, quien suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. Con respecto a la atención de solicitudes de consulta de datos personales FiveStars garantiza:
· 1.1 Habilitar medios de comunicación electrónica u otros que considere pertinentes.
· 1.2 Establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, los cuales deberán ser informados en el aviso de privacidad.
· 1.3 Utilizar los servicios de atención al cliente o de reclamaciones que tiene en operación.
· 1.4 En cualquier caso, independientemente del mecanismo implementado para la atención de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los 10 días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
· 1.5 Las consultas podrán formularse al correo XXXX
2. Reclamos: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante FiveStars, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:
· 2.1 El reclamo del Titular se formulará mediante solicitud dirigida a FiveStars al correo electrónico XXXXX o mediante comunicación escrita dirigida al departamento administrativo de la empresa, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
· 2.2 Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
· 2.3 Una vez recibido el reclamo completo, éste se catalogará con la etiqueta "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha etiqueta se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
· 2.4 El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
3. Petición de actualización y/o rectificación: FiveStars rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual se tendrá en cuenta:
· 3.1 El titular deberá allegar la solicitud al correo electrónico XXXX o en medio físico dirigido al departamento de administrativo de la empresa indicando la actualización y/o rectificación a realizar y aportará la documentación que sustente su petición.
· 3.2 FiveStars podrá habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho al titular, siempre y cuando éstos lo beneficien. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes, los cuales serán informados en el aviso de privacidad y se pondrán a disposición de los interesados en la página web.
4.Petición de supresión de datos: El titular de los datos personales tiene el derecho de solicitar a FiveStars su supresión (eliminación) en cualquiera de los siguientes eventos:
· 4.1 Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
· 4.2 Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
· 4.3 Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados. Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por FiveStars. Sin embargo, este derecho del titular no es absoluto y en consecuencia FiveStars podrá negar el ejercicio del mismo cuando:
· 4.4 El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
· 4.5 La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
· 4.6 Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
REGISTRO NACIONAL DE BASE DE DATOS
FiveStars se reserva, en los eventos contemplados en la ley y en sus estatutos y reglamentos internos, la facultad de mantener y catalogar determinada información que repose en sus bases o bancos de datos, como confidencial de acuerdo con las normas vigentes, sus estatutos y reglamentos, todo lo anterior y en consonancia con el derecho fundamental y constitucional al objeto social de la empresa. FiveStars, procederá de acuerdo con la normatividad vigente y la reglamentación que para tal fin expida el Gobierno Nacional, a realizar el registro de sus bases de datos, ante El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) que será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio. El RNBD., es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país; y que será de libre consulta para los ciudadanos, de acuerdo con la normatividad que para tal efecto expida el Gobierno Nacional.
SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y MEDIDAS DE SEGURIDAD
Dando cumplimiento al principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, FiveStars adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
UTILIZACIÓN Y TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES E INFORMACIÓN PERSONAL POR PARTE DE FIVESTARS
En cumplimiento de la misión de la empresa y del plan estratégico de desarrollo de FiveStars, y atendiendo a la naturaleza de las relaciones permanentes u ocasionales que cualquier persona titular de datos personales pueda tener para con FiveStars, ésta podrá realizar la transferencia y transmisión, incluso internacional, de la totalidad de los datos personales, siempre y cuando se cumplan los requerimientos legales aplicables; y en consecuencia los titulares con la aceptación de la presente política, autorizan expresamente para transferir y transmitir, incluso a nivel internacional, los datos personales. Los datos serán transferidos, para todas las relaciones que puedan establecerse con FiveStars. Para la transferencia internacional de datos personales de los titulares, FiveStars tomará las medidas necesarias para que los terceros conozcan y se comprometan a observar la presente política, bajo el entendido que la información personal que reciban, únicamente podrá ser utilizada para asuntos directamente relacionados con FiveStars y solamente mientras ésta dure y no podrá ser usada o destinada para propósito o fin diferente. Para la transferencia internacional de datos personales se observará lo previsto en el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. Las transmisiones internacionales de datos personales que efectúe FiveStars, no requerirán ser informadas al titular ni contar con su consentimiento cuando medie un contrato de transmisión de datos personales de conformidad al artículo 25 del Decreto 1377 de 2013. FiveStars, también podrá intercambiar información personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado: (a) para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país de residencia; (b) para cumplir con procesos jurídicos; (c) para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno, y para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno distintas a las de su país de residencia; (d) para hacer cumplir nuestros términos y condiciones; (e) para proteger nuestras operaciones; (f) para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros; y (g) obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar.
RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
FiveStars será la responsable del tratamiento de los datos personales. El departamento administrativo será el encargado del tratamiento de los datos personales, por cuenta de FiveStars.
VIGENCIA
La presente política rige a partir del 01 de agosto de 2019 y deja sin efectos los reglamentos o manuales especiales que hubiese podido adoptar FiveStars.
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